Etykieta telefoniczna: kiedy dzwonić lub pisać, a kiedy wysyłać wiadomości głosowe

Wraz z rozwojem technologii zmieniają się również zasady etykiety. W ciągu ostatniej dekady normy komunikacji telefonicznej uległy znaczącym zmianom, co czasami prowadzi do nieporozumień i zamieszania.

Eksperci udzielili porad, które pomogą ci lepiej poruszać się w obecnych trendach i prowadzić negocjacje biznesowe przez telefon lub wideo. The Washington Post wyjaśnia, dlaczego należy wstępnie napisać wiadomość przed wykonaniem połączenia i jakie są zasady dotyczące połączeń wideo.

Czy poczta głosowa jest nadal aktualna?

Poczta głosowa to artefakt z czasów przed wysyłaniem wiadomości tekstowych. Jeśli masz informacje, które muszą być przekazane dokładnie i na czas, lepiej jest umieścić je na piśmie w formie wiadomości tekstowej lub e-mail. Niewiele osób korzysta już z poczty głosowej. Większość telefonów transkrybuje wiadomości głosowe, więc istnieje prawdopodobieństwo, że ludzie nawet nie słuchają tego, co powiedziałeś, ale czytają automatycznie transkrybowaną (prawdopodobnie niepoprawną) wersję tekstową.

Pisz zanim zadzwonisz

Zgodnie z zasadami etykiety, możesz wysłać wiadomość z wyprzedzeniem, aby zapytać, czy osoba, z którą rozmawiasz, jest dostępna, aby odebrać połączenie w tej chwili. Możesz również wybrać najlepszy czas na rozmowę, gdy dana osoba jest wolna. Niezapowiedziane połączenie może być stresujące dla niektórych osób.

Sformułowanie i kontekst są kluczowe dla tych tekstów przed połączeniem. Prosta wiadomość "oddzwoń do mnie" może wydawać się pilna i sprawiać wrażenie nagłej sytuacji. Jeśli chodzi o konkretny temat, wspomnij w tekście, o czym chcesz porozmawiać, aby druga osoba mogła się przygotować.

Zasada odbierania połączeń

To, że ktoś dzwoni do ciebie znienacka, nie oznacza, że musisz odbierać telefon. Jeśli jesteś w restauracji, korzystasz z toalety lub jesteś na spotkaniu, wycisz połączenie i oddzwoń w dogodnym momencie.

Lizzie Post, ekspert ds. etykiety i współprzewodnicząca Emily Post Institute, radzi ustawić automatyczną odpowiedź tekstową na smartfonie, jeśli nie możesz odebrać połączenia.

Emocje i fakty

Wybierz metodę przekazywania informacji, która jest optymalna dla danej sytuacji. Lepiej jest rozwiązywać spory, kwestie emocjonalne i wyjaśniać niuanse przez telefon. W ten sposób można usłyszeć ton głosu i lepiej zrozumieć drugą osobę. Niektóre plany można również koordynować za pomocą wiadomości tekstowych.

Jeśli ktoś nie odbiera telefonu

Jeśli ktoś nie odbiera połączenia, nie próbuj od razu dzwonić ponownie. Poczekaj chwilę, a osoba ta zobaczy nieodebrane połączenie i da ci znać. Jeśli jest to nagły wypadek, wyraźnie zaznacz to w wiadomości tekstowej.

Zasady połączeń wideo

Rozmowy wideo przez Google Meet, FaceTime, Zoom lub Skype wymagają koncentracji. Trzymaj telefon tak, aby Twoja twarz wypełniała cały ekran, a nie tylko czoło i nos, i pozostań nieruchomo do zakończenia połączenia. Kiedy ludzie, zwłaszcza dzieci, poruszają się podczas rozmowy wideo, może to być dezorientujące dla osoby po drugiej stronie.

Miejsca publiczne

Nie używaj zestawu głośnomówiącego w miejscach publicznych - to złe maniery. Niezależnie od tego, czy jest to zwykłe połączenie, połączenie wideo, czy połączenie za pośrednictwem smartwatcha, użyj słuchawek lub przełóż rozmowę na później. Słuchawki rozwiązują tylko połowę problemu, ponieważ ludzie nadal będą słyszeć, co mówisz. Jeśli znajdujesz się w zatłoczonym miejscu, takim jak biuro lub sklep, pamiętaj o przestrzeni osobistej innych osób. Nie podnoś głosu, nie krzycz ani nie zachowuj się w sposób zbyt swobodny.

Rozmowy wideo w miejscach publicznych to również delikatny temat. Wokół ciebie znajdują się nieznajomi, którzy mogą nie chcieć być nagrywani, ale nie mają wyboru.

Wcześniej OBOZREVATEL poinformował, dlaczego nie należy kłaść telefonu na stole.

Subskrybujkanały Telegram i Viber OBOZREVATEL, aby być na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami.