Jak komunikować się ze współpracownikami: zasady etykiety online

Zasady etykiety powinny być przestrzegane nie tylko podczas komunikacji twarzą w twarz, ale nawet podczas korespondencji za pośrednictwem komunikatorów lub mediów społecznościowych. Etykieta online to zasady komunikacji roboczej i nieformalnej komunikacji ze współpracownikami.

Jeśli twój zespół nie ma takich zasad, musisz przestrzegać podstawowych zasad. Publikacja Happy Monday opublikowała zasady, które pozwolą stworzyć komfortową atmosferę online.

Aplikacje i platformy wykorzystywane do komunikacji różnią się czasem, jaki należy dać drugiej osobie na odpowiedź. Na przykład poczta zakłada, że dana osoba ma 1-2 dni na odpowiedź. Zazwyczaj pocztą wysyłane są duże pliki, których przetworzenie zajmuje trochę czasu.

W przypadku komunikatorów ludzie muszą odpowiedzieć w dniu otrzymania wiadomości.

Połączenia i wiadomości głosowe to najszybszy sposób na uzyskanie odpowiedzi, ale należy z nich korzystać tylko wtedy, gdy sprawa jest naprawdę pilna. Na początku rozmowy należy przeprosić za niedogodności i zapytać, czy dana osoba ma czas, aby odpowiedzieć na pytanie.

Rozmowy wideo są wygodnym sposobem komunikacji, ale czasami są czasochłonne i kolidują z zadaniami służbowymi. Jeśli daną kwestię można rozwiązać drogą korespondencyjną, lepiej to zrobić.

Jeśli prowadzisz spotkanie lub konferencję w formacie wideo z wieloma osobami, koniecznie włącz kamerę. Ponieważ gdy tylko jedna osoba ma włączoną kamerę, stawia ją to w niezręcznej sytuacji. Wygląd również odgrywa ważną rolę. Twoja twarz powinna być wyraźnie widoczna na kamerze, a oświetlenie w pomieszczeniu nie powinno Cię zasłaniać.

Zespół powinien omawiać kwestie w sposób "odwróconej piramidy". Oznacza to, że najpierw należy porozmawiać o tym, co dotyczy wszystkich uczestników, a następnie stopniowo odpuszczać.

Osoba, która wysyła zaproszenie na spotkanie wideo, powinna jako pierwsza wejść na czat, a następnie "wpuścić" pozostałych uczestników. A na koniec dyskusji daj zespołowi kilka minut na pożegnanie się ze wszystkimi.

Komunikacja na czatach

Jeśli masz pytanie do konkretnej osoby na ogólnym czacie roboczym, nie musisz go tam pisać. Lepiej zapytać o to, czego chcesz, w osobnym dialogu. Takie zachowanie może irytować innych uczestników, a czat będzie nadużywany.

Powinieneśtakże tworzyć oddzielne czaty dla różnych tematów, zamiast używać jednego dialogu do poruszania wszystkich kwestii. Utrudnia to znalezienie odpowiednich informacji lub dokumentów.

Jeśli chcesz o coś zapytać, zapytaj konkretną osobę. Zadawanie pytania nikomu oznacza, że nikt nie udzieli ci odpowiedzi. Lepiej jest napisać do danej osoby w wiadomościach prywatnych, ale jeśli chcesz, aby inni współpracownicy byli tego świadomi, napisz na czacie ogólnym.

Zdarzają się również sytuacje, gdy przez pomyłkę wyślesz wiadomość do niewłaściwej osoby lub niewłaściwego pokoju rozmów. Nie można po prostu usunąć wiadomości, lepiej przeprosić za pomyłkę i wszystko wyjaśnić.

Nieformalna komunikacja online

Ważne jest rozwijanie nieformalnych relacji w zespole. Aby to osiągnąć, należy przestrzegać kilku zasad.

Nie bój się spotykaći rozmawiać ze współpracownikami podczas różnych wydarzeń, aby budować relacje. Sprawdź wcześniej media społecznościowe danej osoby, aby dowiedzieć się, jak nawiązać rozmowę. Pamiętaj jednak, by nie rozmawiać o pieniądzach, zdrowiu, religii, seksie czy polityce. Nie poruszaj też trudnych tematów, aby nie tworzyć napiętej atmosfery.

Bądź częścią zespołu,ale z umiarem. Jeśli dana osoba nigdy nie angażuje się w nieformalną komunikację, nie będzie postrzegana jako część zespołu. Ludzie często mylą zespół z rodziną, ale należy budować relacje, które ułatwiają wykonywanie pracy i nie powodują negatywnego nastawienia.

Pamiętaj,aby zachować dystans i postępować zgodnie z łańcuchem dowodzenia. Nie skupiaj się na robieniu dobrego wrażenia. Z jednej strony nieformalne relacje pomagają, ale z drugiej strony przyjazne nastawienie może być nadużywane. Możesz odmówić koledze, ale nie przyjacielowi. Dlatego należy zachować biznesowy dystans.

Wcześniej OBOZREVATEL opublikował zasady etykiety, które pomogą Ci zachować dystans podczas rozmowy.

Subskrybuj kanały Telegram, Viber i Threads firmy OBOZREVATEL, aby być na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami.