Czy trzeba odpowiadać na wszystkie wiadomości: zasady etykiety biznesowej

Zasady etykiety zawsze dostosowują się do wymogów czasów i zazwyczaj nie są jasno uregulowane - z wyjątkiem etykiety dyplomatycznej. Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii pojawiła się nowa konwencjonalna sekcja - biznesowa etykieta telefoniczna.

Zasady te różnią się w zależności od wymagań korporacyjnych firmy i konkretnej sytuacji. Olga Serdyuk, psycholog i ekspert ds. etykiety, wyjaśnia, czy konieczne jest odpowiadanie na wszystkie wiadomości na czacie biznesowym i w jakich godzinach lepiej nie pisać o sprawach zawodowych.

Jak zwracać się do rozmówcy w korespondencji biznesowej

Korespondencja powinna rozpoczynać się od podania imienia z szacunkiem (jeśli je znamy). Wysyłając wiadomość po raz pierwszy, należy się przedstawić.

Następnie krótko, ale jasno określ istotę sprawy.

Upewnij się, że tekst jest logiczny, uporządkowany i zwięzły oraz sprawdź, czy nie zawiera błędów. Przeciętna wiadomość powinna zawierać:

• powitanie;
• 5-7 zdań na temat sprawy (limit jest raczej warunkowy, najważniejsze jest, aby pisać jasno i na temat);
• podziękowanie za współpracę;

• życzenia miłego dnia;
• pożegnanie z podpisem i danymi kontaktowymi (jeśli to konieczne).

Czy muszę odpowiadać na wszystkie wiadomości

W komunikacji biznesowej odpowiedź powinna zależeć od rodzaju wiadomości e-mail. Obowiązkowe jest odpowiadanie na prośby, apele, propozycje, zapytania i żądania.

Według eksperta od etykiety, najlepiej jest odpowiadać na oficjalne wiadomości e-mail w ciągu pierwszych dwóch godzin od otrzymania wiadomości.

Jeśli sytuacja lub kwestia nie może być rozwiązana tak szybko, wystarczy poinformować, że nie jest możliwe rozwiązanie sprawy w tym czasie i że wymaga ona szczegółowego zbadania. Następnie należy wskazać, kiedy i jak szybko należy skontaktować się ponownie.

Jeśli wiadomość pozostanie bez odpowiedzi przez dłuższy czas, inicjator komunikacji może przypomnieć o sobie i wysłać drugą wiadomość lub zadzwonić.

Zasady etykiety telefonicznej

1. Należy dzwonić mniej więcej w godzinach pracy - od 9:00 do 19:00 +/- 1 godzina.
2. Nie należy przeszkadzać rozmówcy w sprawach związanych z pracą w weekendy i święta.
3. Średni czas trwania połączenia to 5-7 dzwonków.
4. Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi lub oddzwonisz, możesz wysłać wiadomość lub oddzwonić za około 2 godziny.
5. Rozmowę telefoniczną należy rozpocząć od powitania, przedstawienia się i wyjaśnienia, czy rozmówca nie ma nic przeciwko rozmowie. Następnie należy przedstawić istotę sprawy, podziękować i pożegnać się.
6. W przypadku wystąpienia siły wyższej należy przeprosić za niedogodności lub przeszkadzanie drugiej stronie poza godzinami pracy.

Wcześniej OBOZREVATEL informował, jak zachować się podczas kolacji biznesowej.

Subskrybuj kanały Telegram i Viber OBOZREVATEL, aby być na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami.