Czy można wysyłać emotikony do współpracowników: etykieta korespondencji biznesowej

W dobie komunikacji online ukształtowały się podstawowe zasady etykiety korespondencji biznesowej. Ważne jest, aby znać przynajmniej podstawowe punkty komunikacji w sieciach społecznościowych i komunikatorach ze współpracownikami, kierownictwem lub potencjalnymi klientami.

OBOZREVATEL przeanalizował, czy właściwe jest umieszczanie emotikonów w korespondencji biznesowej i czy warto wysyłać wiadomości głosowe do nieznanych osób. Dzięki tym wskazówkom dowiesz się, jak prawidłowo projektować wiadomości biznesowe.

Czas pracy

Podstawową zasadą w korespondencji biznesowej jest to, że wiadomości służbowe powinny być wysyłane w godzinach pracy. Dzwonienie i wysyłanie wiadomości poza godzinami pracy jest ostatecznym naruszeniem etykiety biznesowej. Takie zachowanie może nawet odstraszyć potencjalnych klientów. Nie zawstydzaj osoby, z którą rozmawiasz i staraj się załatwiać sprawy zawodowe w określonych godzinach (o ile oczywiście nie ma siły wyższej).

Jedno pytanie, jedna wiadomość

Naucz się mówić jasno i zwięźle. Trzy zasady zadawania pytań biznesowych można podsumować w trzech słowach: bądź konkretny, bądź zwięzły, bądź konsekwentny. Staraj się trzymać zasady jeden komunikat, jedno pytanie. W ten sposób rozmówcy łatwiej będzie odebrać informacje i udzielić jasnych odpowiedzi.

Zasada powitania

Powitanie to jeden z podstawowych elementów etykiety biznesowej. W pierwszej wiadomości przedstaw się i określ istotę pytania. Zwracaj się do rozmówcy po imieniu, ale nie naruszaj granic osobistych, unikaj form zdrobniałych.

Czy można wysyłać wiadomości głosowe

Nie nadużywaj formatu wiadomości audio i wideo w korespondencji biznesowej. Wiadomości głosowe są wygodne tylko dla nadawcy. Odbiorca może nie postrzegać tego sposobu komunikacji, ponieważ nie zawsze jest możliwe znalezienie cichego miejsca lub zestawu słuchawkowego do odsłuchania wiadomości. Często wiadomości głosowe są postrzegane jako oznaka braku szacunku. Eksperci zalecają pozostawianie wiadomości audio i wideo na czatach ze znajomymi.

Wiele krótkich wiadomości

"Witaj", "Widziałem twoją reklamę", "Jestem zainteresowany twoimi usługami", "Ile kosztują i czy są jakieś zniżki?". - Tego stylu pisania należy unikać w korespondencji biznesowej. Nie rozdrabniaj wiadomości. Napisz jedną konkretną wiadomość. Odbiorca nie będzie zbyt zadowolony z otrzymywania wiadomości audio co 3-5 sekund.

Pisownia, gramatyka, interpunkcja

Sprawdź swoją wiadomość przed jej wysłaniem. W korespondencji biznesowej jesteś oceniany wyłącznie na podstawie tekstu. Błędy mogą być postrzegane jako brak szacunku. Jeśli masz wątpliwości co do poprawności pisowni, poświęć kilka minut i sprawdź pisownię w specjalnych serwisach online. Reputacja w korespondencji biznesowej ma ogromne znaczenie. Nie używaj slangu.

Buźki i Caps Lock

Caps Lock jest tradycyjnie postrzegany jako podniesiony ton lub krzyk. Eksperci od etykiety biznesowej twierdzą, że emotikony wyglądają zbyt niepoważnie.

Liczby

Jeśli chcesz wysłać komuś numer kontaktowy lub numer karty, napisz wiadomość cyframi. Nie ma potrzeby wysyłania zrzutu ekranu/zdjęcia wizytówki/zdjęcia karty bankowej. Jest to niepoprawne i zajmie odbiorcy dużo czasu: dane będą musiały zostać wprowadzone i zweryfikowane.

Zasady projektowania

Nie zapominaj o wcięciach i znakach interpunkcyjnych. Tekst powinien być czytelny. Każda nowa myśl powinna być napisana od nowego akapitu.

Wcześniej OBOZREVATEL opowiedział, jak prawidłowo odebrać telefon.

Subskrybuj kanały OBOZREVATEL w Telegramie i Viberze, aby być na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami.